“Het nieuwe normaal.” Geeft deze uitspraak je rillingen? Of kriebels..? Misschien ben je nog sceptisch over het hele concept. Zelfs wij moesten echt even opnieuw koers bepalen, maar ondertussen zijn we om! Hoe kun jij als werkgever rekening houden met de anderhalve-meter-maatschappij en hoe ziet dat eruit? Het afgelopen jaar hebben we als bedrijf aanpassingen moeten maken om ons werk op een efficiënte en prettige manier te kunnen blijven doen.
Gezellig drukke kantoorruimtes, vergaderingen en netwerkborrels zijn op dit moment niet realistisch. En toch willen we aan de slag en in contact blijven met collega’s en klanten! Is digitaal samenwerken de oplossing? Kan ieder bedrijf werken op afstand? We merken dat veel MKB-bedrijven zich in het begin gereserveerd opstelden, maar nu er meer samengewerkt wordt op afstand zien we steeds meer ondernemers van houding veranderen. We kunnen er niet meer onderuit, digitaal samenwerken wordt ons nieuwe normaal. Vergaderen, projectbesprekingen en zelfs trainingen op afstand: wij houden ervan! Onze vijf voordelen:
1. Elke locatie en tijdstip in je agenda
Geen halve dag meer blokken in je agenda voor die ene afspraak. Even snel iets bespreken of project doornemen? Zo gepiept! Meetings op afstand zorgen voor meer flexibiliteit. Zo zijn die belangrijke contactmomenten gemakkelijk in te plannen en blijft de vaart in je projecten. Plus, kort even videobellen via Microsoft Teams is toch persoonlijker dan al die telefoongesprekken.
2. Meer focus en efficiëntie
Het is altijd gezellig wanneer je team in één gedeelde ruimte werkt, maar dit brengt ook regelmatig flink wat afleiding. Off-topic gesprekken of gebrek aan focus door het achtergrondgeluid, we kennen het allemaal wel. Digitaal en op afstand samenwerken maakt het makkelijker om je aandacht te behouden en efficiënter te werken. De dynamiek in de groep is beter te sturen en de contactmomenten zijn korter. Je bereikt meer in minder tijd, waardoor je meer tijd hebt voor échte pauzes en gesprekken met je collega’s!
3. Makkelijker delen en vastleggen
We maken ons er allemaal schuldig aan; eindeloze to-do lijstjes, post-its en verdwaalde printjes met notities. Aan het einde van de dag ligt je bureau vol met handgeschreven aantekeningen en actiepunten. Natuurlijk handig dat het ergens opgeschreven staat, maar wanneer je snel iets terug wilt vinden, ben je het overzicht kwijt. Via Teams maak je gemakkelijk aantekeningen in documenten en actielijstjes samen met je team. Hierdoor bespaar je veel onnodige tijd om je handschrift te ontcijferen en je aantekeningen te verwerken. In een digitale vergadering kunnen we meekijken op elkaars scherm, kunnen we alles direct gezamenlijk digitaal verwerken en wordt voortgang eenvoudig gedocumenteerd. Met het hele team documenten uitwisselen via de cloudoplossing is veilig én praktisch. Trainingen kunnen we met toestemming opnemen en op elk gewenst moment terugkijken! Aantekeningen kun je inzien wanneer je wilt en de actiepunten meteen toevoegen aan je takenlijst.
Bekijk hier onze Top Teams Tips
4. Geen vergaderruimte nodig!
Niet veel MKB-bedrijven beschikken over meerdere vergaderruimtes. Daardoor is er vaak niet genoeg ruimte voor verschillende meetings tegelijk en neem je genoegen met een vrij hoekje in het kantoor of toch maar de kantine. Dit is allemaal geen probleem in Microsoft Teams. Kies een leuke gepersonaliseerde (of juist zakelijke) achtergrond en je bent klaar voor het gesprek.
5. Geen reistijd = lagere kosten
Wanneer je een vergadering op locatie hebt, ben je altijd langer onderweg dat je denkt. Je staat onverwachts om 11.00 uur ‘s ochtends in een file. Of je komt te laat, omdat je nog op zoek was naar die laatste vrije parkeerplaats. Met digitaal vergaderen heb je geen reistijd en word je met behulp van een handige pop-up herinnert aan de start- en eindtijd van je geplande vergadering. Daarnaast zijn de kosten van je digitale vergaderingen lager: geen reistijd = minder tijd kwijt.
Wij zijn al om. Jij ook?
Houd onze blogs goed in de gaten! Binnenkort vertelt Bart je alles over de Adoptie van Microsoft 365. Hiermee leer je het beter inzetten van tools die je al tot je beschikking hebt. Nu nog ervaren hoe je ze toepast en dan haal ook jij het onderste uit de kan!
