Cloud platformen zijn een groot succes! In korte tijd ging ons databeheer door een shift van lokale opslag naar Cloud-opslag. Nu we gewend zijn geraakt aan de wijze waarop we onze data beheren en optimaal van alle voordelen genieten, wordt wel eens vergeten om stil te staan bij eventuele calamiteiten. Veel gebruikers gaan er onterecht vanuit dat een back-up van hun Cloud automatisch plaatsvindt. De Cloud wordt door velen immers ook nog eens beschouwd als dé back-up. Het blijkt dat het algemene begrip van online dataopslag en het back-uppen ervan niet altijd even goed in lijn met de realiteit is. De positie van de Cloud is veranderd en een back-up van je data in deze online opslag is noodzakelijk geworden!
De opmars van de Cloud
Vroeger werkten we aan een vaste PC of laptop en deelden we bestanden via mail, services als WeTransfer of wisselden we simpelweg USB-stickjes uit. De back-up stond op een externe harde schijf of een server. Nog niet eens zo lang geleden werden door ontwikkelaars de eerste Cloud-oplossingen voor consumenten gecreëerd. Vanaf dat moment namen steeds meer mensen een online opslag in gebruik. Naast de lokale opslag op je eigen device konden we individueel of samen met onze collega’s gebruik maken van een centrale opslag in de Cloud. De altijd en overal bereikbare data-opslagdiensten, zoals bijvoorbeeld OneDrive, SharePoint van Office 365, Dropbox, Google Drive, iCloud of NomaDesk bieden ons eenvoudige toegang en snelle interactie met anderen tijdens een samenwerkingsverband. We weten ondertussen niet beter dan dat het niet meer uitmaakt waar je bent of welk apparaat je bij je hebt. Op elk moment en op elke locatie kan je inloggen en verder werken aan je project zoals je het had achtergelaten. Tevens is het een veilige plek om een back-up te bewaren.
Door de recente adoptie van ‘Software as a Service’-oplossingen (SaaS-oplossingen), zoals bijvoorbeeld Office/Microsoft 365, is het belang van de Cloud nog meer versterkt. Niet alleen data, maar ook programma’s in de vorm van applicaties zijn onderdeel van een online platform geworden. De shift van alleen lokale opslag naar het gebruik van de Cloud als back-up opslag naar de Cloud als hoofd-opslag is geleidelijk maar snel gegaan. Nu we op grote schaal gewend zijn geraakt aan de wijze waarmee we onze data beheren en genieten van deze nieuwe werkefficiëntie in onze SaaS-oplossingen, vergeten men wel eens na te denken over het verzekeren van de bestanden. De positie van de Cloud is veranderd. Omdat we de Cloud al die tijd hebben beschouwd als dé back-up staan we nu voor een keerpunt.
Back-up van de Cloud: ja of nee?
Ja. Het is absoluut noodzakelijk om een back-up van je Cloud te maken. Een van de ergste dingen die ons op kantoor kan overkomen is het kwijtraken van data en dus het kwijtraken van werk en kostbare tijd. Om maar niet te spreken van de ontplofte frustratie-bom. Naast het veiligstellen van bestanden moet je ook denken aan het bewaren van contactgegevens, mailboxen, afspraken in de agenda en de inhoud van applicaties.
Hieronder volgt een opsomming waarom je data, mail en applicaties bewaren in een Cloud zonder back-up risicovol is:
1. Externe dreigingen
Het meest voor de hand liggende risico zijn virussen, malware en hacking. Door redenen als zwak wachtwoord gebruik, phishing en andere cyber criminaliteit, kan je Cloud gekraakt worden. Gevolg is dat er met je data wordt gerommeld of je helemaal niet meer bij je bestanden kan.
2. Verwijderd of overschreven
Fouten maken is menselijk. In een bestand zelf bestaat er gelukkig zoiets als versiebeheer en kan je terug naar een variant van het document die wel klopt. Helaas kan het gebeuren dat jijzelf of iemand anders in het samenwerkingsverband, dan wel per ongeluk of niet, iets compleet verwijdert of overschrijft met andere data. Ook een synchronisatieprobleem kan leiden tot dataverlies. Doordat er meer mensen tegelijk op dezelfde digitale locatie werken, kan het gebeuren dat er tijdens een synchronisatieprobleem een bestandconflict ontstaan en je kiest om het verkeerde bestand te behouden of weg te gooien.
3. Retentiebeleid
Allereerst is het belangrijk om te checken welke voorwaarden en regels jouw gebruikte Cloud-oplossing hanteert. Welke voorzieningen rondom een back-up faciliteert deze dienst? Elke aanbieder werkt met een ander back-up plan. Waar sommigen helemaal geen garantie van een back-up verlenen, verzekeren anderen een back-up termijn van bijvoorbeeld dertig dagen. Naar aanleiding van deze informatie kan je beslissen of de geleverde service volstaat voor jouw bedrijf. Vergis je hierin niet dat het vaak erg gecompliceerd of onmogelijk is om via een provider je verloren data op te vragen is. Het is van belang dat je zo ver terug in de tijd bij je bestanden kan als nodig is. Hoeveel maandback-up’s bewaar je? Er zijn bekende gevallen waarin cybercriminelen langdurig actief zijn binnen een organisatie en daarbij langzaam te werk gaan in het versleutelen van data. Wanneer de mogelijkheid om terug te gaan naar een niet-geïnfecteerde versie van je back-up’s is verstreken, slaan ze toe. Een weg terug is dan moeilijk.
4. Wettelijke vereisten
Betrouwbaar datamanagement is veel serieuzer dan je misschien denkt. De wettelijke vereisten rondom het beheren van eigen data en data van je klanten is afhankelijk van je branche. Denk aan de AVG.
5. Cloudaanbieder failliet
Wat als jouw gebruikte service failliet gaat of niet meer bereikbaar is? Wat gebeurt er dan met je data?
Wat kan je doen?
Werk met een onafhankelijk proactief back-up systeem. Dit is een programma dat aan de hand van een zelfgekozen tijdsinterval een back-up maakt van de gehele Cloud en hiervan meerdere versies bewaart. Dus, stel dat je instelt dat er elke avond een back-up gemaakt moet worden en dat deze drie maanden bewaard moeten blijven, dan heb je aan het eind van deze periode negentig versies van dezelfde Cloudopslag. Mocht er dan iets gebeuren waardoor je data is aangetast, is het mogelijk om terug te gaan naar een situatie voordat het probleem ontstond. Programma’s waar Libra onder andere mee werkt zijn Veeam en Skykick.
Start nu met de back-up van jouw organisatie. Wij komen graag langs om de mogelijkheden binnen jouw bedrijf te onderzoeken en geven inzicht in jouw optimale datamanagement.
Neem contact op via info@libra.nl of bel naar 0497-360036 voor meer informatie!
