Tilbox, gevestigd in Valkenswaard, maakt op maat gemaakte transport- en opslagoplossingen. Kisten, kasten en containers die precies passen bij de situatie van de klant, niet andersom. Het bedrijf groeide gestaag, maar de IT hield het tempo niet bij.
Kevin Debrandt (rechts), accountmanager bij Libra ICT, ging samen met Gertjan Grimbergen, algemeen directeur (links) aan tafel zitten om te begrijpen wat Tilbox nodig had. Wat daaruit volgde, was geen project maar een samenwerking.
Gertjan heeft Tilbox de afgelopen jaren zien groeien. Meer medewerkers, complexere processen, hogere eisen aan betrouwbaarheid. De IT liep daar steeds vaker achteraan. “We merkten dat we te veel tijd kwijt waren aan dingen die gewoon moesten werken”, zegt hij. “Updates die bleven liggen, software die niet goed samenwerkte met ons ERP-systeem, werkplekken die ieder op zijn eigen manier waren ingericht. Het beheer was versnipperd en niemand had echt het overzicht.”
Concreet zaten de problemen op drie plekken: de applicaties draaiden niet altijd stabiel, het netwerk was niet goed gedocumenteerd en er was geen structurele aanpak voor onderhoud en vervanging. “Als er iets uitviel, ging er eerst tijd verloren met uitzoeken wát er precies fout zat. Dat kon echt niet meer.”
Gertjan, Algemeen Directeur bij Tilbox
Gertjan oriënteerde zich op meerdere partijen. Uiteindelijk werd het Libra ICT. Niet vanwege de laagste prijs of de langste lijst diensten, maar vanwege de aanpak. “Kevin is gewoon langsgekomen. Hij heeft gekeken hoe we werken, heeft vragen gesteld en is niet begonnen met een offerte. Dat gaf vertrouwen.”
“Ik zag vrij snel wat er speelde. Geen dramatische situatie, maar een omgeving die organisch was gegroeid en nooit echt was ingericht op de lange termijn. Dat is bij veel mkb-bedrijven in de maakindustrie herkenbaar. Het goede nieuws: met een gestructureerde aanpak los je dat soort dingen goed op.” Aaldus Kevin.
Wat Tilbox zocht, was geen leverancier maar een partner. Iemand die de IT-omgeving beheert alsof het zijn eigen zaak is.
“We hebben één aanspreekpunt bij Libra”, zegt Gertjan. “Als er iets is, bel ik Kevin of iemand van zijn team. Ik hoef niet uit te leggen hoe onze omgeving eruitziet, want ze kennen hem. Dat scheelt enorm.”
“We werken niet met standaard contracten die we over elke klant heen leggen. Bij Tilbox past dit plan. Over een jaar kijken we opnieuw wat nodig is. Dat kan meer zijn, maar ook anders.”
De migratie naar de nieuwe inrichting verliep in fases. Kevin en zijn collega’s werkten stap voor stap, buiten de reguliere werktijden waar dat kon. “Onze mensen hebben er nauwelijks wat van gemerkt”, zegt Gertjan. “Op een maandag was het anders ingericht dan de vrijdag ervoor, maar iedereen kon gewoon aan de slag. Dat was ook de wens.”
Er was één moment van weerstand: een medewerker die gewend was aan zijn eigen werkwijze en die niet zomaar opgaf. Gertjan glimlacht als hij het vertelt: “Kevin is er een middag bij gaan zitten. Daarna was het goed. Dat is de manier.”
Jan, Operationeel Directeur bij Tilbox
Enkele maanden na de overstap is het verschil merkbaar op de werkvloer. Minder verstoringen, minder frustratie, minder tijd kwijt aan IT-brandjes blussen. “Medewerkers kunnen doen waarvoor ze zijn aangenomen”, zegt Gertjan. “En ik hoef me niet meer af te vragen of de back-up gisteren goed is verlopen.”
De total cost of ownership is gedaald. Niet alleen doordat het beheer efficiënter is ingericht, maar ook doordat vervangingen nu gepland worden in plaats van afgedwongen na een storing. “We weten nu wat we kwijt zijn, en we weten wat we daarvoor krijgen. Dat geeft rust in de begroting.”
Veel bedrijven in de maakindustrie lopen tegen vergelijkbare uitdagingen aan. We helpen je om jouw IT-omgeving op orde te krijgen en te houden.
Neem contact op met Kevin Debrandt